Al weer de vierde editie van het Social Service Congres! Dit maal op een nieuwe, grotere locatie, want het aantal bezoekers blijft maar stijgen. Mooi succes voor Customerfirst! ,Wilma Tijssen en de rest van het team.

Dagvoorzitter Arne Keuning opende met een bijzonder filmpje.. Esmée Denters zingt over de Digital Age en de nadelen die daar ook weer aanzitten. Gewaagd op een Social Service Congres?

Gewoon goed helpen..

De eerste spreker van de dag is Polle de Maagt. Maar voordat er überhaupt begonnen kan worden met een presentatie moet eerst een Mexicaans Wave gedaan worden. Dochter Ella vindt dat fantastisch en bij ieder optreden van Polle wordt er dan ook één gedaan. Uiteraard helpen wij graag.

Polle heeft een soort “haat/liefde” verhouding met Social. Er zijn veel mooie verhalen van zaken die goed gelukt zijn, maar de zaken die niet goed gaan zijn zeker zo belangrijk.. Vodafone die de compleet verkeerde antwoorden geeft op een simpele vraag. Lufthansa die geen antwoord heeft op de vraag waarom extra bagage boeken niet online kan. Of, nog pijnlijker, de Thalys die de klantgegevens verstuurden. Naar de klanten.. Inclusief alle ongezouten opmerkingen die de Service medewerker genoteerd heeft..

KLM surprise. De reiziger tijdens het wachten verrassen met een presentje. Gevonden door de gebruikte Social Media kanalen. Klinkt toch als een mooie actie?

Tot dat een tweet binnen komt met de tekst:

Super coole campagne. Maar waar is mijn koffer??

Social Service is beginnen met shit oplossen. Kijk naar KLM en de as wolk van de IJslandse vulkaan. Tegenwoordig moet het toch verder gaan dan alleen dat. Het gaat nu meer om het managen van verwachtingen. Een studie uit de VS laat zien dat slechts in 5% van de gevallen de klankverwachting wordt overtroffen. Da’s toch wel heel weinig..

En de toekomst? Hoe kunnen we alle data en kennis die we verzamelen toepassen in de “echte wereld”? Volgens Polle ligt de oplossing niet in steeds sneller en steeds meer kanalen. Maar in Gewoon goed helpen! Zorg er voor dat de berichten die je ontvangt goed worden verwerkt.

Ontwikkelen van een Chatbot is een kwestie van doen!

Stefan Visser vertelde over de weg die bij VGZ is afgelegd om te komen tot de inzet van een chatbot. Met 4,1 miljoen klanten kan de inzet van een Bot een behoorlijk effect hebben op het proces van klantcontact natuurlijk. Maar hoe doe je dat dan? Belangrijk bij een organisatie als VGZ is dat de klantidentificatie goed verloopt. Zeker weten (zo zeker als mogelijk) dat je in gesprek bent met de persoon die hij/zij zegt dat hij/zij is.. Dat is de reden dat de inzet van de chatbot nu alleen kan in de afgeschermde omgeving van “mijn VGZ” .

Tijdens de ontwikkeling van de Chatbot stond het testen en uitproberen toch wel op plek 1. Waar men dacht dat het inlezen van de bestaande teksten toch wel voldoende zou zijn, bleek dit in de praktijk behoorlijk tegen te vallen. De ontwikkeling was dus behoorlijk wat lastiger. Maar het resultaat mag er zijn.. Een demo van de bestaande Bot werkt goed en vlot. Belangrijk punt voor VGZ: het moet voor de klant duidelijk zijn dat men te maken heeft met een bot! Er wordt dus geen poging ondernomen om het te laten voordoen alsof het “menselijk contact” is.

Wanneer is men tevreden over het project en is het geslaagd? Visser: Wanneer klanten tevreden zijn met het verkregen antwoord en zij niet als nog telefonisch contact zoeken.

Adidas.

Hoe word je in anderhalf jaar een volwaardige Social Service organisatie? Marlous Heiser, Senior Product Owner Global Social Media Customer Service bij Adidas legt uit.. Om te beginnen is men gaan onderzoeken waar de meest gestelde vragen over gaan. Op nummer één, met 21% staan de order vragen. Waar is mijn pakketje? Hoe lang duurt het nog voor..  Met 10% op plek twee: Retour vragen, Kan ik iets retour zenden?  Binnen welke termijn? Op plek drie, met 3%: Hoe kan ik iets retour zenden? In de VS was dit een behoorlijk ingewikkeld proces. De uitdaging? Kunnen we 30% van de vragen verminderen en de Customer Experience verhogen?

Men begon met de ontwikkeling van een Chatbot, in sprints van twee weken. Na de sprints, dus na vier weken, ging de Bot live! Toen waren er drie user cases ingevoerd. Uiteraard de vragen over de orderstatus en de retour zendingen. Deze worden grotendeels door de Bot beantwoord. De derde optie is een “andere vraag” . Dan wordt je doorgeschakeld naar een Agent.

Plannen voor de toekomst?

• Meer dialogen toevoegen
• Meer markten en talen
• Nieuwe kanalen. (Rusland heeft bijvoorbeeld z’n eigen versie van Facebook. )
• Creatie van een persona voor de Bot, en dan per markt! Communicatie in de UK gaat nu eenmaal anders dan in het Midden Oosten.

De eerste resultaten? 33% van de gevoerde gesprekken gaan via de Chatbot. 55% van de klanten geeft aan (zeer) tevreden te zijn over het contact via de Bot. 28% conversie op de vraag of men de nieuwsbrief wil ontvangen! Een stijging van 10% op Customer Satisfaction bij gesprekken die van de Bot naar de Agent gaan. Hele mooie resultaten dus.

Parallel sessies.

Je ontkomt er bijna niet aan op Events als deze: Parallelsessies. Heel prettig bij dit Event: het waren er slechts twee. Beduidend minder keuzestress dus. Want zoek maar eens uit wat je echt graag wilt zien en het aanbod is mega.. Ondanks de interessante onderwerpen en cases had ik voor de sessies behoorlijk snel mijn keuze gemaakt. Dimitri Heikamp en Sebastiaan Beterams werken bij MPG en geven een kijkje in de keuken van Allerhande. Van magazine tot recepten-chatbot.

De eerste Allerhande werd uitgegeven in 1954. Toen nog een krant, sinds 1983 een magazine. Momenteel zijn er ruim 16.000 recepten online te bekijken. Hoe kom je aan inspiratie voor nieuwe items en gerechten? Veelal via de reacties vanuit de lezers en kijkers. Trends herkennen gaat via de zoekfunctie op de site. Data is er voldoende.

Omnichannel strategie. 

Veel verhalen die verteld worden, worden via alle mogelijke kanalen verspreid. uiteraard niet één op één. Ieder kanaal heeft z’n eigen kenmerken. Maar er wordt zo veel mogelijk gebruik gemaakt van de aanwezige content. En vergis je niet in de verspreidingskracht van de ouderwetse papieren versie.. Normale oplage: 2 miljoen. Het Kerstnummer? 2,4 miljoen. En ze vliegen de winkel uit!

Op de vraag wat de invloed is van Allerhande op de verkoop in de winkels, is het antwoord: Groot.. Exacte cijfers worden niet gegeven, maar een item over Oreo taart zorgt voor het volkomen uitverkocht zijn van de Oreo’s. Een item in Allerhande kan zorgen voor een toegenomen verkoop stijging van 1.200 %.

Sinds 2015 bestaat de Kerstvraag WhatsApp service. Tijdens de Kerst-kook-stressmomenten zit een AH team gereed om de vragen van de mensen te beantwoorden. Coole service!

Srprs.me

Omdat “gewoon goede service” gewoon niet genoeg is.. Wat gebeurt er wanneer je een Groninger een podium geeft en hem laat vertellen over zijn passie? Yep.. Voor je het weet volg je door de Groningse tongval en het spreektempo niet meer waar hij het over heeft.  Raymond Klompsma  geeft dit alvast even mee aan het begin van zijn presentatie. En enthousiast is hij. De onderneming srprs.me – of te wel Surprise Me – is begonnen in 2014. Hoe? Heel simpel. Een vriend van Raymond zegt tegen hem, boek ons eens een reisje. Maakt niet uit waarheen. En vervolgens – en daar zit het bijzondere – vertel maar niet waar we heen gaan. Ik hoor het wel op het vliegveld.

Bleek dat de vriend zich nog niet eerder zó verheugd had op een tripje. Het feit dat er niets viel voor te bereiden (bestemming was immers onbekend) gaf een bepaalde rust én spanning. Niets kunnen bekijken en uitzoeken, bleek een geheel nieuwe ervaring te geven.

Raymond: Ik wil spontaniteit terugbrengen in de wereld, te beginnen met reizen.

En dat bracht het idee op Srprs.me. Een organisatie waar je een reis boekt, en je hebt geen idee waar je heen gaat.. Hoe leuk is dat?

Uiteraard vraagt een dergelijke aanpak om goed doordachte processen en manieren van werken. Iedere boeking is persoonlijk en heeft een eigen consultant. En verwachtingen overtreffen hoort er ook bij. Wat denk je van een eerste drankje aanbieden op de locatie? Gewoon een WhatsApp berichtje sturen met als mededeling: de eerste is van ons.. En dan een afbeelding van het over gemaakte bedrag. Ik vind het briljant.

Vanaf volgend jaar wil men ook aan de slag met speciaal verpakte giftcards. Daarbij blijft het bellen met de reiziger ná een reis van groot belang. Checken: hoe heb jij het gehad? Was alles naar wens? Wat zouden we beter kunnen doen? Uiteraard zal niet alles altijd naar wens zijn gegaan. Dan niet moeilijk doen maar excuus aanbieden.

Vanuit de gesprekken komen nieuwe reizen. Zo is “All Night long”  ontstaan uit de wensen van reizigers. Heel simpel. Op vrijdag vertrekken, de gehele nacht door vieren en op zaterdag ochtend terug vliegen. Ik persoonlijk heb er de kracht niet meer voor..

Inzet Bots en AI?

Hoe ga je als een dergelijk bedrijf om met de inzet van Chatbots en Artificial Intelligence? Raymond: Om de medewerkers super powers te geven. Oftewel: de inzet moet helpen om de medewerkers nóg meer tools en ondersteuning te geven, zodat het doel, namelijk de grote verrassing, beter te ondersteunen. Want waar gaat het uiteindelijk om?

Mensen verzamelen ervaringen. Geen producten.

Een mooie vraag aan het einde van de presentatie. Hoe kijk je naar het achter laten van een footprint op de aarde? Je biedt immers alleen vliegreizen aan? Raymond ging hier serieus op in en sprak de belofte uit om er in 2018 serieus mee aan de slag te gaan!! (Hij is b.t.w. op zoek naar de contact gegevens van de vragenstelster. Hij heeft immers beloofd haar op de hoogte te houden. Dus mocht je weten wie de vraag gesteld heeft, graag even door geven aan Raymond! Bij voorbeeld via @raymondklompsma)

Sessie 2

In de tweede parallelsessie die ik bezocht vertelde Johan van de Brink over de webcare bij VGZ. Van klein begin tot groot succes.

Begonnen met 4,5 FTE medewerkers moet Johan aan de slag. Ieder jaar is er een bepaalde tendens te zien waar het gaat om toename online berichten. Want aan het einde van het jaar worden de verzekeringen weer actueel. In 2016 was de toename echter spectaculair. Zo sterk zelfs dat het verwerken van de posts boven de twee weken kwam te liggen. Ongekend en zeker niet gewenst! Maar deels zelf veroorzaakt. VGZ was gestart met het afbouwen van het mail-kanaal. En ja.. mensen zoeken dan een andere mogelijkheid om in contact te treden en vragen te stellen. Inmiddels is de afdeling uitgebreid naar 10 FTE en in december moet dit groeien naar 18 FTE. Of dit genoeg zal zijn om de vragen via Social te beantwoorden? De tijd zal het leren, maar de verwachting is dat dit niet het geval is.. Tijd dus voor een meer permanente en structurele oplossing. Social kan dus wel degelijk een belasting zijn.

Ernst-Jan Kruize

Werkzaam bij de Gemeente Utrecht, als Manager Dienstverlening. Tijdens het Event echter meer sprekend als een vertegenwoordiger van de Klantenservice Federatie. Met een belangrijke vraag. Hoe ziet klantenservice er over tien jaar uit? Volgens Ernst-Jan zijn er drie speerpunten.

• Technologische disruptie
• Waarde
• Calibratie (Maatschappij)

Klanten zetten steeds meer zelf techniek in. Kijk naar de ontwikkeling van Siri, Amazon, Google. Daarbij is de basis Vertrouwen. En deze is gebaseerd op wederkerigheid.

Klanten service old-school = eerste hulp bij ongemak. De shit opruimen. Dat is tegenwoordig echt niet meer voldoende. Pro-actief aan de slag is de verwachting. En alles wordt door klanten gezien als een service. Dus niet langer als een dienst. Dat geeft nogal wat verandering..

McDonalds

Aan Eunice Koekkoek de eer om het Event af te sluiten met haar presentatie: Always open for good times en de impact van social engagement.

Vertrouwen. Dat is feitelijk het belangrijkste waar het bij McDonalds om gaat op het gebied van Social. Vertrouwen treft immers alle stakeholders! Met name in een tijd waar er veel fake news en fabels verspreid worden heeft een organisatie als MsDonalds het regelmatig zwaar. Vandaar ook het uitgangspunt dat je vertrouwen moet verdienen. En het beleid dat de deur altijd open staat voor de criticasters. En uiteraard voor alle gasten:

Always open for Good Times!

Social strategie?

Begonnen als Smart follower, is men gegroeid naar Smart leader. Met name actief op Facebook en Instagram. Vanaf 2018 wordt ook YouTube actief ingezet. Kortom: behoorlijk bezig.

En verder? In de vier grote steden in Nederland is men begonnen met Uber-Eat. Dus een bezorgdienst. Daarnaast natuurlijk de transformatie in de filialen zelf. Wat vind jij van de bezorg-aan-tafel service? Had je dit twee jaar geleden verwacht bij de Mac?? Ik niet..

Men ziet drie rollen op Social:

• Cheerleaders. Gasten betrekken, erkennen en belonen
• Vraagbaak. Inspelen op vragen (en klachten)
• Firefighter. Het zit ook wel eens tegen. In het kader van fake news en fabels reageren op berichten. Of uitleggen wat er daadwerkelijk aan de hand is in een gepost filmpje.. Niet alles is wat het lijkt.

Learnings

Heb ik wat opgestoken van dit Event? Volgens mij heb je dat wel gelezen! Ik ben in ieder geval enthousiast genoeg over het Social Service Congres.

Er gebeurt veel. Er staat nog veel te gebeuren. Veel bedrijven zijn aan het onderzoeken wat zij kunnen of willen met Chatbots, inzet van Artificial Intelligence, of robots. Hoe de ontwikkeling in de komende jaren er uit gaat zien blijft een vraag. Maar dat er een grote verschuiving gaat plaats vinden staat voor mij boven iedere twijfel!

Waar ik van overtuigd ben is dat het menselijke contact in de toekomst alleen maar waardevoller wordt. Allerlei technieken kunnen ons ondersteunen, maar er blijven genoeg momenten over waar het van belang is dat er echt-menselijk contact is. Dit contact moet dan wel optimaal zijn! Want dat zal de verwachting van de klant zijn. En daar moet je aan voldoen.

Ik ben benieuwd hoe het Event 2018 er uit gaat zien.. De ervaringen van de voorgaande jaren zijn goed. Zeer goed. Houd dit congres dan ook in de gaten. Het is meer dan de moeite waard!