Stadstheater en Kunstencentrum de Kom was de locatie voor het Social Service Congres 2016, #ssc16. Een mooie locatie voor een – zeker op papier – boeiend en engaging congres. De Line-Up beloofde in ieder geval veel goeds. Dagvoorzitter Arne Keuning deed dan ook niet lang over zijn opening en kondigde al snel de eerste Keynote spreker van deze dag aan.

Interessante Line-Up

Het programma zag er dus veelbelovend uit. Keynotes van Ludo Raedts (The Webcare Compagnie) Karlijn Vogel-Meijer (KLM) Loeske de Witte & Laurens Kerseboom (Albert Heijn) Renée van Os (Hogeschool van Arnhem en Nijmegen) Floortje Rasenberg (ABN Amro) en Prof. Flip van der Wal. (Diverse universiteiten) Daarbij ook nog twee parallelsessies, met per sessie keuze uit drie presentaties. Een vol programma dus. Het feit dat het merendeel van de dag gevuld was met Keynotes vond ik erg prettig. Ik bezoek wel eens congressen waarbij het aanbod van presentaties dermate hoog is dat er een acute aanval van keuzestress optreedt. In dit geval waren de meeste presentaties gewoon te volgen, zonder een moeilijke afweging te moeten maken.

Goed nieuws!

Ludo Raedts begon zijn presentatie Social Service, van onderbuik naar business case direct met goed nieuws.

Social Service wordt door bedrijven ingezet om ambassadeurs van kun klanten te maken. Uiteraard om vervolgens te kunnen verkopen. Het gaat vandaag de dag dan ook om het kunnen besturen van Social Service. Volgens Raedts gaat het bij Social om het verbinden van mensen. Daarbij moet je dan ook een aantal spelregels in de gaten houden.

Liegen mag niet. Fouten maken wel!

Onderzoek laat zien dat loyaliteit van klanten zelfs stijgt nadat er service verleend is. Een belangrijke insight om te realiseren en op een juiste manier in te zetten.

De ontwikkeling van Sociale platformen is volgens Raedts er één van 1-op-1 kanalen. Denk hierbij aan platformen als

• WhatsApp
• Facebook Messenger
• WeChat

Waarbij hij met name een grote toekomst voor WeChat ziet. Dit Chinese platform biedt zeer veel mogelijkheden en geeft al volledige toegang tot de grote Chinese markt. Daar waar alle buitenlandse platformen enorme problemen ondervinden om een voet aan de grond te krijgen.

De drie stappen strategie volgens Ludo:

1. Identificeer je Stakeholders
2. Waarmee help jij je Stakeholders
3. Creëer de juiste inzichten.

KLM te gast op andermans feestje.

Een persoonlijke benadering op Social met hulp van de nieuwste technologie. Karlijn Vogel-Meijer is Manager Social Media bij KLM. Het bedrijf wat bekend staat het geven van het warme en persoonlijke gevoel. Al sinds de oprichting in 1919 een belangrijk punt. Dit onderscheidt deze luchtvaartmaatschappij van vele andere.

De Social Media strategie bij KLM is pas echt begonnen tijdens de uitbarsting van de IJslandse vulkaan Eyjafjallajökull op 14 april 2010. Het vliegverkeer in een groot deel van Europa werd platgelegd. En KLM werd overspoeld met telefonie. De inzet van Social Media kanalen, waaronder Twitter, heeft geholpen om klanten zo snel mogelijk op de hoogte te brengen van het laatste nieuws.

Tegenwoordig bestaat het Social Service Centrum uit 250 medewerkers. Er wordt in 12 talen gecommuniceerd. En de meest gebruikte kanalen zijn Facebook Messenger, Twitter en Facebook Wall.

Voorheen was de KPI voor het reageren op Social Media berichten: binnen 60 minuten. Daar is men van af gestapt! Tegenwoordig is het Wanneer je het nodig hebt. Er wordt gekeken naar de aard van het bericht en de daarbij horende urgentie. Dat bepaald de reactie tijd. Hierdoor kan er veel gerichter service verleend worden aan de klant die dit het snelst nodig heeft.

Daarnaast wordt goed gekeken naar het vereenvoudigen van processen. Zo was het upgraden van en vliegticket een behoorlijk lastige klus, waarbij je ook nog eens naar verschillende platformen werd gestuurd. Dat is nu aangepast. Dit kan geregeld worden zonder het eigen platform te verlaten. Het is met name een platform als WeChat die deze insight meegeeft. Op dit platform is al nagenoeg alles te regelen! Betalen, een taxi bestellen, eten laten bezorgen.. Alles vanaf het eigen platform. Mooie ontwikkeling.

Volgende stap is om alle handelingen via Social te ontsluiten. Zoeken-boeken-betalen-inchecken-etc. Optimale Service, met ondersteuning van de nieuwste technologie. Het is nu al mogelijk om via Facebook Messenger de vlucht informatie te ontvangen zoals baardig tijd en locatie, vertraging. En het is een mega succes. 1 Miljoen berichten in de eerste 3 maanden. De vervolgstap is om deze opties ook te ontsluiten voor andere platformen.

Het aantal vragen wat gesteld wordt aan de Service medewerkers is afhankelijk van de omstandigheden. Normaal is zo’n 5 vragen per minuut, met pieken naar rond de 13. Maar bij mist en sneeuw gaat het volume al snel omhoog met een factor 2 of 3! Hoe ga je om met deze volumes? Er wordt momenteel geëxperimenteerd met de inzet van Bots en AI. De eerste resultaten zijn bemoedigend. Waarbij een ding niet uit het oog verloren wordt: Don’t forget Human!

Twee Grootgrutters..

De laatste presentatie voor de eerste Keynote sessie was er een van Loeske de Witte en Laurens Kerseboom. Beide werkzaam bij Albert Heijn. Onder de noemer #Everybody Appie vertelden zij hun ervaringen bij het Service Centrum. Laurens is een jongeman die begonnen is “op de werkvloer” en zich nu bezig houdt met het Social Media platform. Loeske is al een aantal jaren bezig met Customer Support.

Er werken zo’n 160 mensen op de Afdeling Klanten Service. Een aantal jaren gelden wees onderzoek uit dat klanten en medewerkers niet tevreden waren. De afdeling werd gezien als arrogant, afstandelijk, werkend met het principe van One size fits all, en het ingewikkeld beantwoorden van vragen. Kortom: een slechte reputatie.. Er is hard gewerkt om dit om te buigen. De ingevoerde Social Media Hub heeft veel zaken gerealiseerd. Met name de insteek van luisterend oor (monitoren) naar advies orgaan (meedoen)

Een keten als Albert Heijn kan al snel te maken krijgen met individuele posts, die een groot effect en bereik krijgen. Zo is daar Avocado-gate. Wat is er aan de hand? Er verschijnen posts op verschillende Social Media platformen dat de heerlijke eet-rijpe avocado’s, alles behalve lekker en eetbaar zijn. Deze zijn te hard, zien er slecht uit (zwart), vertonen kneus-plekken.  Kortom: Veel commentaar. Hoe ga je om met deze zaken? Navraag bij de verantwoordelijke persoon voor het vervoer en de handling van de avocado’s geeft een ander inzicht.. Er worden 50 miljoen (!) avocado’s verkocht op jaarbasis. Hoe vervelend ook, daar kunnen altijd een aantal mindere exemplaren tussen zitten.

Tja. Dat werpt een geheel andere blik op de situatie. En door vervolgens inzichtelijk te maken hoe zo’n traject verloopt en hoe je kunt checken of een avocado rijp is en wat de beste manier van bewaren is, krijgt de klant goede informatie. En neemt het begrip toe.

Ik bezocht aansluitend aan deze presentatie het verhaal van Wiebe Govers. Hij werkt voor Lidl Nederland en gaf een presentatie over De klant ècht helpen. Lidl doet het niet verkeerd op Social! Het is op Facebook de 6e Business page. 615.00 Nederlandse fans. 20 miljoen in Europa. 78% van de volgers is vrouw..

Toen men begon met Social lag dit geheel bij de afdeling Communicatie. Sterker nog: er was slechts 1 persoon verantwoordelijk. Inderdaad.. Wiebe. Een nagenoeg onmogelijke opgave. Qua budget vielen de activiteiten dus ook onder Communictatie. En ja. Dan heb je het over andere bedragen dan die voor Marketing.

Ondertussen is er ook voor deze speler een webshop. Deze is dan wel alleen voor de non-food zaken, maar het is een mooi begin. De eerste ervaringen zijn positief.

Tegenwoordig is het Social Media aspect geswitcht van Communicatie naar de Klantenservice. Naast het feit dat er nu meer capaciteit is om aan de slag te gaan (7 personen..) is dit ook meer de afdeling waar het thuis hoort. Qua strategie en aanpak is men tot een aantal andere inzichten en aanpak gekomen. Zo zijn de bestaande – beknellende – afspraken los gelaten. Is men gestopt met berichten waar in staat “Sorry” of “wat vervelend voor je”  Het wordt nog persoonlijker gemaakt en de dialoog wordt nog meer aangegaan. Er worden veel filmpjes gemaakt en gepubliceerd. Onder meer onder de noemer Crazy Combi’s. Gekke combinaties van ingrediënten die toch een lekker gerecht opleveren. Een mooi voorbeeld is hier te bekijken. 

Wat deze presentaties zo leuk maakte was het feit dat de collega’s van de Appie bij het verhaal van Lidl aanwezig waren. En er een mooie interactie ontstond. Vragen heen en weer, open antwoorden. Voor de aanwezigen erg leuk om mee te krijgen.

Wetenschappelijk

De volgende Keynote had een wetenschappelijke achtergrond. Renée van Os, Associate lector (ass. professor of applied science) aan de Hogeschool Arnhem en Nijmegen HAN) vertelde over de klant écht in beeld hebben. De stand van zaken rondom het webcare onderzoek.  Enkele van de zaken die tijdens het onderzoek bekeken zijn:

Wat doe je – als Webcare medewerker –  anders, nu je meelezers hebt, in plaats van alleen 1-op-1 contact?

Aan welke knoppen kun je draaien om goed bezig te zijn met Webcare?

Het is een open deur, maar één van de uitkomsten is: Reageren op berichten en wel op een zo kort mogelijke termijn. Dus: zo snel als mogelijk zelf komen met berichtgeving! Bedenk hierbij wel dat je inhoudelijk adequaat reageert. En met de juiste tone of voice.

Onderzoek laat en aantal belangrijke en interessante zaken zien, waar je als onderneming je voordeel mee kunt doen. Mits je deze ook opmerkt natuurlijk.

• De Key to Success ligt reeds verscholen in het eerste bericht dat een klant verstuurd. Lees en interpreteer dus heel goed wat je leest!
• Neutraal sentiment is eenvoudig te beïnvloeden. Negatief wordt een heel stuk moeilijker.
• Persoonlijke ervaring. De mening van een klant verandert significant na een conversatie met een medewerker van de organisatie. Daar kun je dus perfect op in spelen. Mits je organisatie daar goed op ingericht is.

Het hele onderzoek kun je hier lezen. 

Snapchat

Een van de snelst groeiende platformen van dit moment. Vooral zeer populair onder de jongeren. Deze verlaten massaal Facebook en hebben steeds minder met Twitter. Korte filmpjes, die je maar beperkt kunt bekijken. Hoe kun je dit dan inzetten voor Webcare?

Thijs van de Reep, Corporate Social Media Manager van de Hogeschool van Amsterdam, deelde zijn ervaringen. En hoe! Met veel passie en enthousiasme vertelde hij over de uitdagingen waar een universiteit mee te maken heeft wanneer het gaat om de zogenaamde “studiekiezers” Al die mogelijke aanstaande studenten, die zich aan het oriënteren zijn en nog niet precies weten welke studie, of welke school. Aangezien er tegenwoordig om iedere student hard gevochten wordt is het natuurlijk van belang dat je zaken inzet die de aankomende studie-gast aanspreken. En wat blijkt: Snapchat is daarvoor een prima kanaal.

De verschillende Social Media platformen laten zien dat er verschuivingen plaats vinden binnen de doelgroep Studiekiezers. Twitter = uit! Facebook = voor het opzoeken        van informatie. Maar engagen en interactie gebeurt via        WhatsApp en Snapchat. En met name het laatste platform laat mooie resultaten zien waar het gaat om het overtuigen van potentials. Hoe kan dit?

De Pilot die gestart is door de HvA ging uit van een aantal principes.

• Het betreft een echte “Take Over”. Jij bent – als student – een gehele dag verantwoordelijk voor het Snapchat kanaal. Je moet content delen en reageren op berichten.
• Dit moet je op je eigen manier invullen.
• Er is slechts 1 regel: Don’t be an ass!

Om deelnemers te krijgen voor dit project is men gaan werven binnen de eigen gelederen. Logisch. Daar zitten de experts.

De ervaringen tot nu toe zijn zeer positief. Wat blijkt is dat de meest gestelde vragen gaan over ervaringen. Gevoelens. Emoties. Hoe vind jij deze studie? Ik heb xxx achtergrond. Ik lees dat jij dat ook hebt. Is de studie wat je verwacht? En ga zo maar door.

Waarom is een goede studiekiezer eigenlijk zo van belang? Nou, omdat het er uiteraard om gaat hoeveel studenten zich inschrijven voor een studie, maar het zeker zo belangrijk is hoeveel er blijven. Vergelijk het met de kosten voor het verkrijgen van nieuwe klanten t.o.v. de kosten van een bestaande klant

Is Snapchat lekker eenvoudig in te zetten?  Nou nee.. In het geval van HvA geeft Thijs mee:

• Geen koppeling met monitoring tools
• Chats verdwijnen
• Geen statistieken
• Er kan slechts 1 persoon met een kanaal aan de slag zijn
• Het is een geval van lange adem.

Een uitgebreid artikel op Frankwatching is te vinden via deze link.

Waar persoonlijk en digitaal samen komen

Floortje Rasenberg, directeur Advies en Service Centrum bij ABN Amro verteld over de visie van deze bank op het gebied van toekomst en Social.

Als eerste haalt zij de trends aan die worden waargenomen. Digitale Transformatie is een zeer belangrijke. Mobile first is iets wat voor deze ondernemer zeker geldt. Daarnaast het koppelen van alle mogelijke datastromen. Big Data.

Net zoals bij de eerdere sprekers geeft Floortje aan dat de belangrijkste Social kanalen in opkomst Facebook Messenger, WhatsApp en Snapchat zijn. Ook in deze sector lijkt het er op dat Twitter aan het verliezen is. Met name WhatsApp is een populair kanaal. Veel conversaties, een hoge SLA en een NPS van +58. Daar kun je mee thuis komen!

Sinds 2014 heeft deze bank een dedicated Webcareteam. Daarvoor was dit geïntegreerd in verschillende andere teams. De volgende stap bestaat er uit dat er een verdere professionalisering moet plaats vinden met als doel het vlekkeloos laten verlopen van de Customer Journey. Nu zijn er nog te veel onderbrekingen. Vervolgens ontstaat de discussie of je Webcare nog wel kunt zien als een eigen afdeling, of dat je dit echt moet integreren, dus door de gehele organisatie. Een mooie uitwisseling van ideeën tussen de deelnemers

Het einde van de dag.. Nog 1 presentatie.

OK. Ik ben eerlijk. Ik heb getwijfeld of ik deze presentatie nog zou bekijken, of dat ik net iets eerder vertrek en lekker terug reis naar huis. Ik bedoel: dat is vanuit Nieuwegein ook nog even een stukje. De titel van de presentatie nodigde ook niet direct uit vond ik. Zeker niet op dit moment van de dag. Human behavior in digital interacties. Door Prof. Dr. Flip van der Wal.

Ik stond op het punt om te vertrekken. En iets in mij liet mij toch blijven zitten. Wat een briljante ingeving!

Een van zijn eerste sheets gaf de insteek feitelijk al weg: Poging tot interactief debat.. Dit kon geen serieus verhaal zijn. En dat was het dan ook niet! In rap tempo werden wij op allerlei verkeerde benen gezet, te kijk gezet (vooral de mensen op rij 1, en JA. Daar was ik er 1 van..) en lag een ieder echt dubbel van de lach! Moesten we actief mee doen, werden we uitgedaagd tijdens een quiz, elkaar aankijken en op de schouder tikken. En ondertussen ging Flip, of moet ik schrijven, Philip Walkate heerlijk door met zijn verhaal. Een fantastische afsluiting van dir congres!

Uitstekend congres.

Ik heb genoten van de sprekers. Een mooie mix, verschillende achtergronden en verhalen. Lekker vlot en inspirerend verteld. Volgens mij heeft ieder deelnemer zich prima kunnen vermaken deze dag. Niet in de laatste plaats door de organisatie en alle zaken er omheen, zoals pauze momenten en lunch. Alles top geregeld! Was je er dit jaar niet bij? Dan is dit zeker een congres om in de gaten te houden voor 2017. Want dat gaat er zeker komen.